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QUALSIASI DOCUMENTO NEL MINOR TEMPO POSSIBILE

UNAPPA - Unione Nazionale Professionisti Pratiche Amministrative

Conservazione digitale

Un processo "disciplinato" per conservare i documenti in formato digitale

Conservazione digitale

Vantaggi e Benefici

Efficienza gestionale
  • rapidità nel reperimento dei documenti e delle informazioni in esso contenute;
  • efficienza dell’organizzazione in termini di modernità organizzativa e gestionale, rapidità e disponibilità;
  • maggiore controllo dei processi documentali.

Riduzione (tempi e costi)

  • costi (diretti ed indiretti) sui processi operativi;
  • spazi dedicati all’archivio dei documenti;
  • tempo dedicato alla gestione, con recupero di personale ed attività produttive;
  • tempi di svolgimento delle attività relative ai documenti;
  • impatto organizzativo delle visite ispettive da parte degli organi competenti.

Formati Standard della Conservazione

Per conservare a norma è fondamentale usare i seguenti formati (tale elenco verrà periodicamente aggiornato seguendo l’evoluzione normativa):
  • PDF – PDF/A
  • TIFF
  • JPG
  • Office Open XML (OOXML)
  • Open Document Format
  • XML
  • TXT
  • Formati Messaggi di posta elettronica (RFC 2822/MIME)
 

Tipologia di Documenti da Conservare

Di seguito riportiamo la lista dei documenti che possono essere conservati in modalità digitale:
  • libro giornale e libro degli inventari
  • scritture ausiliarie in cui registrare elementi patrimoniali e reddituali
  • scritture ausiliarie di magazzino
  • registro dei beni ammortizzabili
  • registri prescritti ai fini IVA: acquisti, corrispettivi, fatture emesse
  • dichiarazioni fiscali (UNICO, 730, 770)
  • modelli di pagamento (F23 e F24)
  • libri sociali
  • bilancio d’esercizio: stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa
  • relazione sulla gestione, relazione dei sindaci e dei revisori contabili
  • fatture attive e passive, anche sotto forma di conto, nota, parcella e simili
  • ricevute fiscali e scontrini fiscali
  • documenti di trasporto (DDT)
  • scritture e documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie
  • nel settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo
  • libro paga e libro matricola (conservazione secondo C.M. 33/03 Min. Lavoro)
  • fattura elettronica PA attiva
  • fattura elettronica PA passiva
  • notifica fattura elettronica PA attiva
  • notifica fattura elettronica PA passiva
  • contratto
  • deliberazione di giunta e di consiglio
  • determinazione dirigenziale
  • registro giornaliero di protocollo
  • fascicolo elettorale elettronico
  • documento protocollato
Oltre alle tipologie documentali standard, è poi possibile richiedere a InfoCert la creazione di tipologie documentali nuove, che rispondano completamente alle esigenze di chi le richiede, concordando i metadati e le modalità di invio.

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