Conservazione digitale

Vantaggi e Benefici

Efficienza gestionale

• rapidità nel reperimento dei documenti e delle informazioni in esso contenute;
• efficienza dell’organizzazione in termini di modernità organizzativa e gestionale, rapidità e disponibilità;
• maggiore controllo dei processi documentali.

Riduzione (tempi e costi)

• costi (diretti ed indiretti) sui processi operativi;
• spazi dedicati all’archivio dei documenti;
• tempo dedicato alla gestione, con recupero di personale ed attività produttive;
• tempi di svolgimento delle attività relative ai documenti;
• impatto organizzativo delle visite ispettive da parte degli organi competenti.

Formati Standard della Conservazione

Per conservare a norma è fondamentale usare i seguenti formati (tale elenco verrà periodicamente aggiornato seguendo l’evoluzione normativa):

• PDF – PDF/A
• TIFF
• JPG
• Office Open XML (OOXML)
• Open Document Format
• XML
• TXT
• Formati Messaggi di posta elettronica (RFC 2822/MIME)

Tipologia di Documenti da Conservare

Di seguito riportiamo la lista dei documenti che possono essere conservati in modalità digitale:

• libro giornale e libro degli inventari
• scritture ausiliarie in cui registrare elementi patrimoniali e reddituali
• scritture ausiliarie di magazzino
• registro dei beni ammortizzabili
• registri prescritti ai fini IVA: acquisti, corrispettivi, fatture emesse
• dichiarazioni fiscali (UNICO, 730, 770)
• modelli di pagamento (F23 e F24)
• libri sociali
• bilancio d’esercizio: stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa
• relazione sulla gestione, relazione dei sindaci e dei revisori contabili
• fatture attive e passive, anche sotto forma di conto, nota, parcella e simili
• ricevute fiscali e scontrini fiscali
• documenti di trasporto (DDT)
• scritture e documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie
• nel settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo
• libro paga e libro matricola (conservazione secondo C.M. 33/03 Min. Lavoro)
• fattura elettronica PA attiva
• fattura elettronica PA passiva
• notifica fattura elettronica PA attiva
• notifica fattura elettronica PA passiva
• contratto
• deliberazione di giunta e di consiglio
• determinazione dirigenziale
• registro giornaliero di protocollo
• fascicolo elettorale elettronico
• documento protocollato

Oltre alle tipologie documentali standard, è poi possibile richiedere a InfoCert la creazione di tipologie documentali nuove, che rispondano completamente alle esigenze di chi le richiede, concordando i metadati e le modalità di invio.